Separe os dados por unidade
Cada unidade tem o seu estoque, os seus horários, as suas políticas e a sua equipe. Quando tudo fica misturado, a unidade A vende o que só a unidade B tem, e o cliente descobre na hora de buscar.
O caminho é tratar cada unidade como uma empresa dentro do mesmo sistema: catálogo, base de conhecimento e canais próprios, com a gestão enxergando todas.
Defina quem atende cada lead
Sem regra, os vendedores disputam os leads bons e os outros esperam. A primeira decisão é como o lead ganha dono: pela fila, assim que chega, ou para quem responder primeiro.
Na fila, o critério decide quem é o próximo:
- Mesma quantidade no dia: cada vendedor recebe o mesmo número de leads.
- Rodízio: um para cada vendedor, em ordem.
- Menor carga: para quem tem menos atendimentos abertos.
- Por peso: quem tem peso maior recebe mais leads.
Tenha uma regra para quando o dono não responde
O lead que ganhou dono e não recebeu resposta é o mais caro de perder. A regra precisa dizer quanto tempo esperar e para quem o lead vai depois.
Controle o expediente e a escala
Lead distribuído para quem está de folga é lead parado. A escala de cada unidade, com folgas e feriados, e o expediente aberto e encerrado pela equipe fazem a distribuição considerar só quem está trabalhando.
Meça o que o cliente sentiu
Volume de mensagens não diz se o atendimento foi bom. O que diz:
- Quanto o cliente esperou pela primeira resposta.
- Quantos nunca receberam resposta.
- Quantas vezes o lead passou de um vendedor para outro.
- O desempenho de cada vendedor no período.
Como a Afluai faz
Na Afluai, cada unidade é uma empresa, com catálogo, conhecimento e Instagram próprios. A IA só oferece o estoque da unidade em que o cliente está, a distribuição de leads é definida na implantação, e o relatório da equipe mostra espera, conversas sem resposta e repasses.